Quy trình xử lý nhận và giao hàng hóa tại các đơn vị vận chuyển
Xin chào các bạn !
Mình xin gửi tới các bạn "Quy trình xử lý nhận và giao hàng hóa tại các đơn vị vận chuyển" chung nhất. Có thể các bạn cũng đã nắm bắt được nhưng cũng có thể chưa nắm được hết. Bài viết này mang tính chất tham khảo cho cả các bạn chưa làm đến ngành dịch vụ vận chuyển này đến các bạn đang là quản lý, admin, shipper (nhân viên giao nhận) đang làm trong ngành này 1 cái nhìn khách quan hơn. Nếu có vấn đề nào sai sót rất mong được sự góp ý của các bạn để bài viết được chuẩn hơn. Xin cảm ơn !!
1. Định nghĩa chung :
- "Shop" : Các cửa hàng, các bạn lập tài khoản cá nhân có thể được đồng giá toàn quốc hoặc không được đồng giá với các đơn vị vận chuyển thông qua sale hoặc app, web của đvvc đó.
- "Khách hàng" : là khách mua hàng của Shop được các shipper giao đến
- "ĐVVC" : Có thể là Ninja Van (NJV), Bưu điện (VNPOSST), Viettel Post (VTP), giao hàng tiết kiệm (GHTK), giao hàng nhanh (GHN), Thuận phong (J&T - JT), Shoppe Express , .....
- "Bill" : là chứng từ được dán lên bưu kiện, đơn hàng theo quy định của từng ĐVVC. Trên Bill có các thông tin như: mã vận đơn, mã vạch 2d, mã 3d QR, người gửi, người nhận, số tiền phải thu, có thể có cả tiền ship, tiền cod, mã khu vực đến, mã bưu cục đến và 1 số yếu tố khác tùy từng ĐVVC quy định. Bill này có thể do chính Shop in ra rồi dán lên hoặc do các bưu cục, các trạm in ra - dán lên.
- "Shipper" : Nhân viên giao nhận nói chung. Ở đây sẽ có các bưu cục chuyên giao nhận hoặc chỉ nhận (sẽ được nói rõ ở 1 bài viết khác)
- Tất cả quá trình lên đơn, tiếp nhận, nhập kho, đóng bao, gửi kiện, vận chuyển, quá trính giao nhận - phát đơn được đồng bộ trên app/ phần mềm hệ thống của ĐVVC đó.
2. Quy trình như sau :
- Shop lên đơn và in bill phải đóng gói theo quy định (Đặc biệt lưu ý khi đóng gói để làm khiếu nại tại đây)
- Shipper đến tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra bên trong và bên ngoài đơn, để tránh tình trạng đơn gửi đi là đơn hàng cấm, hàng hạn chế, hàng dễ vỡ, nguy hiểm, kiểm tra kích thước của đơn theo quy định đóng gói rồi mới nhận đơn. Tổng hợp quy định chung về giao nhận
- Shipper mang đơn hàng về Bưu cục hoặc chính Shop mang/vận chuyển tới bưu cục để lên đơn : Hàng hóa sẽ được nhận và kiểm kê tại kho. Kiểm tra lại đơn cả về Trọng lượng, kích thước 1 lần nữa, hoặc nếu như Shipper chưa kiểm tra được trong đơn có gì thì có thể tại kho kiểm tra rồi bưu cục mới nhập kho (tránh cho việc nhận đơn hàng cấm, hàng hạn chế, hàng nguy hiểm)
- Sau khi bưu cục nhập kho xong sẽ tổng hợp các phân loại để đóng bao.
- Sau khi đơn được đóng vào bao sẽ Gửi kiện tới trung tâm khai thác.
- Xe trung chuyển sẽ tiếp nhận bao và chuyển tới trung tâm khai thác để phân loại vùng, khu vực, bưu cục cần đến để phát
- Bưu cục phát đơn sẽ tiếp nhận và điều phối cho các shipper mà các shiper đã nhận các tuyển đó.
- Shipper sẽ gọi điện cho khách hàng để hẹn giao cho khách
- Hàng hóa sau khi nhận được đồng kiểm từ phía người nhận / người mua hàng của shop : chụp ảnh/video
**** Đơn không phát được mang về kho shipper phải bắn nhập kho
Nếu quá giờ không trả nhập kho đơn (muộn nhất 20h cùng ngày) và tiền COD thì trước 18h00 (Nếu để sang ngày trước 16h00 thì công ty có quyền khởi kiện truy cứu trách nhiệm hình sự về việc giữ COD uy tín cá nhân, .. .... )
3. Chú ý trong thời gian vận chuyển và phát đơn :
- "Care đơn" : Theo dõi hàng hóa trên hệ thống, cập nhật thông tin và các sự cố (
nếu có). Mọi vấn đề phát sinh quý khách có kế hoạch ứng phó kịp thời.
- "Đối soát - Kiểm toán" : Phòng kế toán thực hiện thanh toán sau khi hàng hóa được bàn giao.
- Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ giải quyết các khiếu nại sau giao
hàng ( nếu có) theo quy định đền bù và đối soát và thông báo đến quý khách các chương trình ưu đãi cho những đơn
hàng kế tiếp.
Liên hệ/Zalo : 0368690696
Địa chỉ : Kios 6 - 94 Nguyễn Văn Trỗi, phường Trần Quang Khải, Thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định.
No comments